Föreningsstämman i en bostadsrättsförening är föreningens högsta beslutande organ. Här får medlemmarna möjlighet att påverka föreningens utveckling, välja styrelse och fatta beslut i viktiga frågor.
För styrelsen innebär föreningsstämman också ett ansvar för att förbereda rätt underlag, kalla medlemmarna i tid och se till att mötet genomförs på ett korrekt sätt.
Med god planering blir stämman inte bara ett formellt krav. Den blir också ett viktigt tillfälle för styrelsen att skapa förståelse för föreningens ekonomi, underhåll och framtida beslut.
Föreningsstämman är det möte där medlemmarna tillsammans fattar de beslut som ligger på stämmans ansvar.
Det kan exempelvis handla om att:
välja styrelse och revisorer
behandla årsredovisningen
besluta om ansvarsfrihet för styrelsen
behandla motioner från medlemmarna
fatta beslut om stadgeändringar
ta ställning till större förändringar i föreningen
Stämman ger samtidigt medlemmarna möjlighet att få information och ställa frågor om föreningens verksamhet.
För styrelsen är tydliga ekonomiska underlag en viktig del av förberedelserna. Med en väl fungerande ekonomisk förvaltning blir det enklare att presentera föreningens ekonomi och skapa ett bra beslutsunderlag inför stämman.
Varje bostadsrättsförening ska hålla en ordinarie föreningsstämma varje år.
Föreningen ska hålla stämman inom sex månader efter räkenskapsårets slut.
Har föreningen kalenderår som räkenskapsår innebär det normalt att den ordinarie stämman behöver hållas senast den 30 juni.
Många använder begreppen årsstämma, årsmöte och ordinarie föreningsstämma för samma möte. I lagstiftningen används framför allt begreppet ordinarie föreningsstämma.
På den ordinarie föreningsstämman behandlar medlemmarna de frågor som lagen och föreningens stadgar anger.
Vanliga punkter är:
fastställande av resultat- och balansräkning
beslut om hur föreningens resultat ska disponeras
beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
val av styrelseledamöter
val av revisor
arvoden till styrelse och revisorer
motioner från medlemmarna
övriga frågor som står på dagordningen
Föreningens stadgar beskriver vilka ärenden den ordinarie stämman ska behandla och hur föreningen ska kalla medlemmarna.
Föreningens medlemmar har rätt att delta på föreningsstämman.
Som huvudregel har varje medlem en röst. Om flera personer äger en bostadsrätt tillsammans har de tillsammans en röst för den bostadsrätten.
Föreningens stadgar och gällande lagstiftning reglerar dessutom frågor om ombud, biträden och hur rösträtten får användas.
Styrelsen bör därför kontrollera stadgarna redan när den planerar stämman.
Nej. Medlemmarna har rätt att delta men någon generell skyldighet att närvara finns inte.
Ett högt deltagande är däremot positivt. Det ger fler medlemmar möjlighet att förstå föreningens ekonomi, framtida investeringar och planerade underhåll.
Styrelsen tjänar därför på att göra kallelsen tydlig och förklara varför viktiga frågor behöver medlemmarnas engagemang.
Det finns inget generellt krav på att ett visst antal medlemmar måste närvara för att en vanlig föreningsstämma ska kunna genomföras.
Styrelsen måste däremot kalla till stämman på rätt sätt och följa de regler som finns i lagen och föreningens stadgar.
Vissa beslut kräver dessutom särskild majoritet. Det gäller exempelvis flera typer av stadgeändringar och vissa större förändringar som påverkar medlemmarnas rättigheter.
En extra föreningsstämma hålls när föreningen behöver fatta beslut i en fråga som inte kan eller bör vänta till nästa ordinarie stämma.
Det kan exempelvis handla om:
större investeringar
förändringar i styrelsen
ändringar av stadgarna
större ombyggnader
andra viktiga frågor som kräver stämmans beslut
Styrelsen kan kalla till en extra stämma när behov uppstår.
Även medlemmarna kan i vissa fall kräva att styrelsen kallar till en extra föreningsstämma.
Styrelsen ska kalla till en extra föreningsstämma när minst en tiondel av samtliga röstberättigade medlemmar skriftligen begär det för att behandla ett angivet ärende.
Föreningens stadgar kan dessutom innehålla bestämmelser som ger medlemmarna ännu större möjlighet att begära en extra stämma.
Kallelsen måste följa både lagen och föreningens stadgar.
Exakt tidsfrist beror bland annat på vilken typ av stämma det gäller och vilka frågor som ska behandlas.
Därför bör styrelsen alltid kontrollera föreningens registrerade stadgar när den planerar stämman.
Vid exempelvis en stadgeändring gäller särskilda regler för kallelsen. Bolagsverket anger normalt att styrelsen ska kalla tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman, men äldre registrerade stadgar kan i vissa fall medge en tidsfrist på två veckor.
Kallelsen ska ge medlemmarna möjlighet att förstå vilka frågor stämman ska behandla.
Den bör därför tydligt ange bland annat:
datum och tid
plats eller form för stämman
dagordning
vilka frågor som medlemmarna ska fatta beslut om
information om hur medlemmen deltar
Vid vissa typer av beslut gäller ytterligare krav på vilken information styrelsen måste lämna.
Föreningen måste följa reglerna i lagen och de egna stadgarna när den skickar kallelsen.
Därför bör styrelsen inte utgå från att e-post alltid räcker.
Kontrollera hur stadgarna beskriver kallelsen och vilka kontaktuppgifter föreningen har till medlemmarna innan ni väljer distributionssätt.
Ja, men för en helt digital föreningsstämma måste möjligheten finnas i föreningens stadgar.
Sedan den 1 januari 2024 kan bostadsrättsföreningar skriva in att stämman får eller ska genomföras helt digitalt.
Styrelsen måste då organisera stämman så att medlemmarna kan delta, identifiera sig, yttra sig och rösta på ett tillförlitligt sätt.
En hybridstämma, där det finns en fysisk mötesplats samtidigt som vissa medlemmar deltar på distans, fungerar annorlunda. Bolagsverket anger att en sådan stämma kan hållas även utan en särskild bestämmelse om digital stämma i stadgarna.
Styrelsen behöver ha årsredovisningen och övriga nödvändiga handlingar klara i sådan tid att medlemmarna kan ta del av dem enligt de regler som gäller för föreningen.
Årsredovisningen ligger till grund för flera viktiga beslut på den ordinarie stämman.
För många bostadsrättsföreningar blir arbetet enklare när bokföring, bokslut och årsredovisning ingår i föreningens ekonomiska förvaltning.
På så sätt får styrelsen både rätt underlag inför stämman och bättre kontroll över ekonomin under resten av året.
Stämmans ordförande ansvarar för att föreningen för protokoll över besluten.
Protokollet ska dokumentera bland annat vilka beslut stämman fattade och resultatet av eventuella omröstningar.
Protokollföraren skriver protokollet och därefter ska stämmans ordförande och minst en utsedd justerare skriva under det.
Ett tydligt protokoll minskar risken för oklarheter i efterhand och ger styrelsen ett viktigt underlag när besluten ska genomföras.
Många av de frågor som medlemmarna diskuterar på en föreningsstämma hänger ihop med föreningens ekonomi och fastighetens framtida behov.
Det kan exempelvis handla om större renoveringar, investeringar eller hur föreningen ska finansiera framtida underhåll.
Genom budgetarbete för bostadsrättsföreningen får styrelsen bättre kontroll över hur kommande beslut påverkar ekonomin.
Samtidigt hjälper teknisk förvaltning styrelsen att bedöma fastighetens behov och prioritera rätt åtgärder över tid.
När ekonomi och fastighetens tekniska behov hänger ihop blir det också enklare att förklara större beslut för medlemmarna på föreningsstämman.
En väl genomförd föreningsstämma börjar långt innan själva mötet.
Styrelsen behöver ha ordning på ekonomi, årsredovisning, beslutsunderlag, dagordning och de frågor som medlemmarna ska ta ställning till.
Tyggården hjälper bostadsrättsföreningar med ekonomisk förvaltning och teknisk förvaltning och fungerar som ett löpande stöd för styrelsen.
Det ger styrelsen bättre förutsättningar att komma väl förberedd till föreningsstämman och fatta beslut med både ekonomin och fastighetens långsiktiga behov i fokus.
Kontakta Tyggården så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er bostadsrättsförening med en trygg och långsiktig förvaltning.
Lokalsinne på riktigt.
Fyll i dina uppgifter nedan och ange vilken eller vilka av våra tjänster du vill ha offert på, så återkommer vi inom kort.
Tyggården har sitt ursprung vid före detta Tyggårdsviken i Karlstad, därav vårt namn. Vi ägs av Löfberg Fastigheter och Hecandogruppen, två lokala företag med mångårig erfarenhet från fastighetsbranschen.